1. Establecer un modus operandi
Como ya hemos dicho, la organización de las mesas es un juego y, como tal, merece los instrumentos propios de una actividad de estas características. Así, preparad papeles/cartulinas, tijeras, post-it, subrayadores, bolígrafos/rotuladores y empieza a organizar boda. Antes de nada, debéis tener cerrado el lugar de celebración para conocer las dimensiones del espacio y las posibles mesas para empezar con el planning. Cuando sepáis todo eso, toca ponerse el mono de trabajo y, con papel y lápiz, hacer un esbozo del espacio, dibujando las mesas y la ubicación de las mismas. Seguidamente, escribid el nombre de vuestros invitados en una lista y, uno a uno, volved a escribirlos en los diferentes post-it que hayáis comprado, divididos por colores (este apartado ampliado más adelante). Una vez aparezcan en vuestros post-it, marcad con un subrayador el mismo nombre para eliminarlo y pasar con el siguiente. Recortad trozos de post-it y tenedlos preparados.
Es importante tener una lista de los invitados casi definitiva, por no decir completamente definitiva. Solo así podréis haceros una idea de cómo empezar a organizar las mesas, con pocos números arriba o abajo sobre el total. Y, aunque suene un poco duro, también debéis manejar la lista de suplentes en caso de que haya cambios de última hora. En este sentido, informaos de cómo son las mesas y de cuántas personas caben o pueden caber en las mismas. También del aforo, como hemos explicado anteriormente, no solo para el dibujo previo, sino para saber qué división de los invitados hacer.
4. Reestructurar
Siempre hay cambios de última hora debido a las altas o bajas que llegan cuando todo está dispuesto. Ante esa situación, existen dos opciones. En caso de bajas, la primera pasa por utilizar la lista de suplentes y proceder a un segundo envío de invitaciones para sustituir a esas personas. Aunque parezca desagradable, esta práctica permite tener en mente a personas que siempre quisiste invitar, pero que no pudiste por falta de espacio o presupuesto. Tenlos en mente y ubícalos en el grupo con el que concuerde mejor.
La segunda consiste en adaptar las mesas a la nueva situación, quitando o poniendo personas y hablando con el lugar de celebración para dejar todo listo en el momento del banquete. Intentad que el espacio tenga flexibilidad para esos cambios de última hora.
1. Ultimar la lista de invitados
Antes de pensar en la distribución de las mesas de la boda, con los diferentes familiares y amigos, hay que cerrar la lista de invitados. Una lista con el nombre de todos los asistentes al gran día. Si no la habéis empezado, poneos en marcha.