4. Reestructurar
Siempre hay cambios de última hora debido a las altas o bajas que llegan cuando todo está dispuesto. Ante esa situación, existen dos opciones.
En caso de bajas, la primera pasa por utilizar la lista de suplentes y proceder a un segundo envío de invitaciones para sustituir a esas personas. Aunque parezca desagradable, esta práctica permite tener en mente a personas que siempre quisiste invitar, pero que no pudiste por falta de espacio o presupuesto. Tenlos en mente y ubícalos en el grupo con el que concuerden mejor.
La segunda consiste en adaptar las mesas a la nueva situación, quitando o poniendo personas y hablando con el lugar de celebración para dejar todo listo en el momento del banquete. Intentad que el espacio tenga flexibilidad para esos cambios de última hora.
Diferencia entre Seating y sitting de una boda
Aunque seating y sitting son dos conceptos diferentes, ambos son de gran ayuda para que los invitados sepan qué lugar van a ocupar en el banquete de la boda.
- Ya hemos explicado antes que el seating plan de boda es una señalización que indica a los invitados en que mesa se van a sentar durante el banquete.
- Sin embargo, el sitting es una marca o señal que se encuentran los invitados cuando llegan a la mesa del banquete, como por ejemplo, poner en nombre de los invitados en la parte trasera de cada asiento.
El sitting de una boda se conoce también como “marcasitios” y se coloca en las mesas del banquete de manera que ayuda a los invitados a saber en qué lugar de la mesa se van a sentar, es decir, en qué silla se sientan.
5. Personalizar las mesas en función de vuestros gustos
Lo primero a la hora de materializar las ideas es pensar en la estructura del seating, si quieres que sea vertical u horizontal. Después hay que buscar ideas: Lo único que aconsejamos es que sea espectacular y llamativo.
Otro de los momentos más divertidos tiene que ver con la personalización de las mesas, siempre y cuando elijáis esta opción. Algunas parejas se lanzan a la aventura de tematizar su boda, o, al menos, las mesas de sus invitados, atendiendo a sus gustos, pasiones y hobbies.
En este aspecto se aconseja que se siga la coherencia decorativa general de la boda. Si realizamos una boda cerca del mar siempre queda muy bonito decorar con arena, conchas, redes, tonos turquesa, azules, naturales… Por el contrario, si la realizamos en el interior, en unos jardines estupendos, es perfecto utilizar materiales nobles como la madera, el vidrio y los colores verdes y blancos.
Si realizamos la boda rodeados de viñedos en unas bodegas maravillosas queda espectacular decorar con uvas, cajas de vino, tonos dorados, ocres y burdeos.
Y luego, para los más atrevidos, creativos y divertidos, cuentan que “están los seating plan tematizados, por ejemplo, de Juego de Tronos, de Star Wars, o incluso, de Piratas del Caribe”.
También podemos encontrar un seating plan muy original, que se refleja desde la llegada al recinto con el mapa del salón. En él, las mesas se identificarían con nombres especiales, como películas, grupos de música, nombres de discos, libros, celebrities, artistas, conceptos, sentimientos… Además, cada una de las mesas quedará acompañada de un motivo decorativo que haga referencia al nombre de la mesa.
3. Organizar a los invitados por colores
Vuestros invitados deben organizarse en varias mesas y, para empezar la distribución, lo más práctico es dividir a todos ellos en colores, normalmente relacionados con un grupo: personas mayores, primos, amigos de la universidad… Con esta división, solo hay que coger el post it de cada color y colocarlo en la misma mesa. Aunque también podéis utilizar los colores para grupos determinados y, después, combinarlos. ¡Depende de vosotros!
Seguidamente, centraos en grupos de personas que suelan compartir parentesco familiar. Los abuelos y los tíos abuelos reciben su propio color, así como algunos tíos de más edad que casen más con este grupo de personas. Ellos acabarán en la mesa de “los mayores” gracias a esta designación por colores inicial.
Después, los primos que no sean niños pueden identificarse con el mismo color. En la mesa resultante, habrá primos sueltos y otros muchos con parejas, pero todos caben en el mismo espacio.
También hay una mesa de niños, donde estarán los miembros más pequeños de la familia (hijos de hermanos, tíos, primos…) y de amigos. Si son demasiados, se colocaría más de una mesa destinada a ellos, dividiendo la misma por hijos de familiares y niños procedentes de otros círculos.
Seguidamente, centraos en los amigos. En algunos casos, estos comparten mesa con los primos si estos últimos no son muy numerosos, pero normalmente suelen estar divididos por grupos: los amigos de la universidad, del trabajo, de la infancia… Debéis asignarles su color y colocarlos en sus mesas correspondientes.
Esta es solo una guía de cómo se podría actuar, pero cada familia tiene sus propias especialidades y quizá haya mezclas de personas que solo se entiendan en ciertos casos. Porque, en ocasiones, es mejor utilizar el sentido común y alejar a personas que se lleven mal, independientemente del grupo en el que se encuentren. ¡Organiza un seating plan coherente con cada situación!
2. Trabajar con números de invitados aproximado
Es importante tener una lista casi definitiva de los invitados, por no decir completamente definitiva. Solo así podréis haceros una idea de cómo empezar a organizar las mesas, con pocos números arriba o abajo sobre el total. Y, aunque suene un poco duro, también debéis manejar la lista de suplentes en caso de que haya cambios de última hora.
En este sentido, informaos de cómo son las mesas y de cuántas personas caben o pueden caber en las mismas. También del aforo, como hemos explicado anteriormente, no solo para el dibujo previo, sino para saber qué división de los invitados hacer.
