2. Trabajar con números de invitados aproximado
Es importante tener una lista casi definitiva de los invitados, por no decir completamente definitiva. Solo así podréis haceros una idea de cómo empezar a organizar las mesas, con pocos números arriba o abajo sobre el total. Y, aunque suene un poco duro, también debéis manejar la lista de suplentes en caso de que haya cambios de última hora.
En este sentido, informaos de cómo son las mesas y de cuántas personas caben o pueden caber en las mismas. También del aforo, como hemos explicado anteriormente, no solo para el dibujo previo, sino para saber qué división de los invitados hacer.
1. Establecer un modus operandi
Como ya hemos dicho, la organización de las mesas es un juego y, como tal, merece los instrumentos propios de una actividad de estas características. Así, preparad papeles/cartulinas, tijeras, post-it, subrayadores, bolígrafos/rotuladores y empezad a organizar.
Antes de nada, debéis tener cerrado el lugar de celebración para conocer las dimensiones del espacio y las posibles mesas para empezar con el planning. Cuando sepáis todo eso, toca ponerse el mono de trabajo y, con papel y lápiz, hacer un esbozo del espacio, dibujando las mesas y la ubicación de las mismas.
Seguidamente, escribid el nombre de vuestros invitados en una lista y, uno a uno, volved a escribirlos en los diferentes post-it que hayáis comprado, divididos por colores (este apartado ampliado más adelante). Una vez aparezcan en vuestros post-it, marcad con un subrayador el mismo nombre para eliminarlo y pasar con el siguiente. Recortad trozos de post-it y tenedlos preparados.
Cómo hacer el ‘seating plan’ para mi boda en 5 pasos
Organizar las mesas puede ser un juego tan divertido como estresante, pero igualmente entretenido. Sin embargo, debéis tener en cuenta el sentido común y configurar un seating plan coherente, en el que las personas implicadas puedan disfrutar en sus mesas. Para ello, seguid estos cinco pasos y elaborad un mapa de mesas perfecto.
1. Establecer un modus operandis
2. Trabajar con números de invitados aproximado
3. Organizar a los invitados por colores
4. Reestructurar
5. Personalizar las mesas en función de vuestros gustos